Wie gestalte ich erfolgreiche Meetings?

Die meisten von uns kennen das. Meetings über Meetings, und hinterher sagt man sich häufig, dass es wieder einmal die reinste Zeitverschwendung war. Obwohl es wirklich viele Ratgeber und sogar häufig firmeninterne Regularien zum Abhalten von Meetings gibt, scheint sich aber nichts daran zu ändern. Teils ist es die schlechte Vorbereitung einzelner Teilnehmer, teils ist es die lasche Moderation, die einfach zu schwachen Ergebnissen führt.

Dabei sind Meetings natürlich nötig. Sogar in der Zeit virtueller Zusammenarbeit über mehrere Länder- und Zeitgrenzen hinweg hat man längst festgestellt, dass sogenannte Face-to-face-Meetings einfach dazugehören, wenn man Erfolg haben will. In Meeting stimmen wir uns ab, vereinbaren Strategien, beschließen gemeinsame Ziele und vergleichen unsere Ansichten. Manchmal muss auch heftig diskutiert werden, damit man schließlich zum besten Ergebnis gelangt. Wenn Sie auch zu denjenigen gehören, die Meetings einberufen müssen oder auch mit der Moderation betraut werden, finden Sie hier noch einmal die wichtigsten Grundregeln, die allerdings zu ihrer Durchsetzung häufig genug einige Autorität und Selbstdisziplin erfordern.

Grundregeln für Meetings:

  1. Gute Vorbereitung ist alles

    Je regelmäßiger die Meetings stattfinden, desto besser können sich die Teilnehmer an die Regeln gewöhnen. Schon in der Einladung müssen Zweck, Ziele und, wenn möglich, die Tagesordnung festgehalten werden. Nur Teilnehmer, die wirklich mit dem Thema befasst sind, werden auch eingeladen. In der Einladung steht auch, wer das Ergebnisprotokoll führt.

  2. Konzentrierter Ablauf

    Nur wenn Sie pünktlich beginnen, merken diejenigen, die zu spät kommen, dass das nicht funktioniert. Stimmen Sie als erstes die Tagesordnung ab, und sammeln Sie ggf. Zusatzpunkte. Die Tagesordnung wird systematisch abgearbeitet. Änderungen nur mit Zustimmung der großen Mehrheit.

  3. Der Moderator leitet

    Sprechen Sie eher selten, lassen Sie alle zu Wort kommen, und beobachten Sie das Gesamtgeschehen. Stille Teilnehmer können auch zu einer Meinungsabgabe aufgefordert werden. In der Hitze sollten Sie ruhig bleiben und deeskalieren. Dazu brauchen Sie einen neutralen Standpunkt. Beenden Sie das Meeting rechtzeitig.

  4. Teilnehmer arbeiten mit

    Wenn jemand einen komplizierten Sachverhalt erläutert, sollte er ihn auch visualisieren können, entweder durch eine mitgebrachte Folie oder am Flipchart. Alle Teilnehmer sollten am Schluss die vereinbarten Ergebnisse, Ziele oder zumindest den Verlauf abnicken, damit es hinterher nicht zu Unstimmigkeiten kommt.

  5. Das Protokoll entscheidet

    Falls Verlauf oder Ergebnisse strittig waren, sollte das Protokoll am Ende verlesen werden. Das Protokoll muss zeitnah verschickt werden. Der Verantwortliche sollte Folgeaufgaben und Zielsetzungen überprüfen.

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