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Information zum Datenschutz über unsere Verarbeitung von Mitarbeiterdaten

Information zum Datenschutz über unsere Verarbeitung von Mitarbeiterdaten
nach Art. 13, 14 und 21 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

Liebe Mitarbeiterin, lieber Mitarbeiter,

gemäß den Vorgaben der Art. 13, 14 und 21 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) informieren wir Sie hiermit über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sowie Ihre diesbezüglichen datenschutzrechtlichen Rechte. Um zu gewährleisten, dass Sie in vollem Umfang über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Begründung, Durchführung sowie Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses informiert sind, nehmen Sie bitte nachstehende Informationen zur Kenntnis.

1. Verantwortliche Stelle

hkw GmbH

Elisenstraße 3

80335 München

Tel.: 089-2423500

info@hkw.jobs

www.hkw.jobs

2. Kontakt Datenschutzbeauftragter

PROLIANCE GmbH

Datenschutzbeauftragter

Leopoldstraße 21

80802 München

datenschutzbeauftragter@datenschutzexperte.de

www.datenschutzexperte.de

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten im Einklang mit den Bestimmungen der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), soweit diese für das Beschäftigungsverhältnis erforderlich sind. Rechtsgrundlage ist dabei Art. 88 DSGVO i. V. m. § 26 BDSG sowie ggf. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Anbahnung oder Durchführung von Vertragsverhältnissen.

Weiterhin können wir personenbezogene Daten von Ihnen verarbeiten, sofern dies zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) oder zur Abwehr und Geltendmachung von Rechtsansprüchen aus dem Beschäftigungsverhältnis erforderlich ist. Rechtsgrundlage ist dabei Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse ist beispielsweise eine Beweispflicht im Rahmen rechtlicher Verfahren.

Erteilen Sie uns eine ausdrückliche Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden (s. Ziffer 9 dieser Datenschutzinformation).

Die von Ihnen bereits im Rahmen eines Bewerbungsverfahrens bereitgestellten personenbezogenen Daten dürfen wir gemäß Art. 88 DSGVO i. V. m. § 26 BDSG für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses weiterverarbeiten, soweit dies für den Beginn, die Durchführung oder die Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses oder zur Ausübung oder Erfüllung der sich aus einem Gesetz oder einem Tarifvertrag, einer Betriebs- oder Dienstvereinbarung (Kollektivvereinbarung) ergebenden Rechte und Pflichten der Interessenvertretung der Beschäftigten erforderlich ist.

4. Kategorien personenbezogener Daten

Wir verarbeiten nur solche Daten, die im Zusammenhang mit Ihrem Beschäftigungsverhältnis stehen. Dies können allgemeine Daten zu Ihrer Person (Name, Anschrift, Kontaktdaten etc.), Angaben zu Ihrer beruflichen Qualifikation und Schulausbildung, Angaben zur beruflichen Weiterbildung sowie ggf. weitere Daten sein, die zur Erfüllung von vertraglichen sowie buchhalterischen und steuerlichen Pflichten (Bankverbindung, Krankenversicherung, Sozialversicherung,  Steuerdaten etc.) erforderlich sind.

5. Quellen der Daten

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die von Ihnen zum Zwecke der Begründung sowie Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses bereitgestellt wurden. In bestimmten Konstellationen werden auf Grund gesetzlicher Vorschriften Ihre Daten auch bei anderen Stellen erhoben. Dazu gehören insbesondere anlassbezogene Abfragen von steuerrelevanten Informationen beim zuständigen Finanzamt sowie Informationen über Arbeitsunfähigkeitszeiten bei der jeweiligen Krankenkasse.

6. Empfänger der Daten

Wir geben Ihre personenbezogenen Daten innerhalb unseres Unternehmens ausschließlich an die Bereiche und Personen weiter, die diese Daten zur Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten bzw. zur Umsetzung unseres berechtigten Interesses benötigen.

Wir können Ihre personenbezogenen Daten an mit uns verbundene Unternehmen übermitteln, soweit dies im Rahmen der unter Ziffer 3 dieses Datenschutzinformationsblatts dargelegten Zwecke und Rechtsgrundlagen zulässig ist.

Ihre personenbezogenen Daten werden in unserem Auftrag auf Basis von Auftragsverarbeitungsverträgen nach Art. 28 DSGVO verarbeitet. In diesen Fällen stellen wir sicher, dass die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Einklang mit den Bestimmungen der DSGVO erfolgt. Die Kategorien von Empfängern sind in diesem Fall Anbieter von Mitarbeitermanagementsystemen und -software.

DATEV eG, Paumgartnerstraße 6-14, 90429 Nürnberg und

LANDWEHR Computer und Software GmbH, von-Humboldt-Str. 2, 49835, Wietmarschen-Lohne

Eine Datenweitergabe an Empfänger außerhalb des Unternehmens erfolgt ansonsten nur, soweit gesetzliche Bestimmungen dies erlauben oder gebieten, die Weitergabe zur Abwicklung und somit zur Erfüllung des Beschäftigungsvertrages erforderlich ist, uns Ihre Einwilligung vorliegt oder wir zur Erteilung einer Auskunft befugt sind. Unter diesen Voraussetzungen können Empfänger personenbezogener Daten z. B. sein:

  • Externe Steuerberater
  • Öffentliche Stellen und Institutionen (z. B. Finanzamt) bei Vorliegen einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung,
  • Empfänger, an die die Weitergabe zur Vertragsbegründung oder -erfüllung bzw. soweit diese für das Beschäftigungsverhältnis unmittelbar erforderlich ist, wie z. B. Versicherer für die betriebliche Altersvorsorge, Kunden und Interessenten im Rahmen der Arbeitnehmerüberlassung

7. Übermittlung in ein Drittland

Eine Übermittlung in ein Drittland ist nicht beabsichtigt.

8. Dauer der Datenspeicherung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten solange dies für die Begründung, Durchführung oder Abwicklung des Beschäftigungsverhältnisses oder zur Ausübung bzw. Erfüllung der sich aus dem Beschäftigungsvertrag ergebenden Rechte und Pflichten oder zur Ausübung bzw. Erfüllung der sich aus einem Gesetz oder einem Tarifvertrag, einer Betriebs- oder Dienstvereinbarung (Kollektivvereinbarung) ergebenden Rechte und Pflichten der Interessenvertretung der Beschäftigten erforderlich ist.

Darüber hinaus unterliegen wir verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO) ergeben. Die dort vorgeschriebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen zwei bis zehn Jahre.

Schließlich richtet sich die Speicherdauer auch nach den gesetzlichen Verjährungsfristen, die z. B. nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) in der Regel drei Jahre, in gewissen Fällen aber auch bis zu dreißig Jahre betragen können.

9. Ihre Rechte

Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO, das Recht auf Mitteilung nach Art. 19 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO.

Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde nach Art. 77 DSGVO, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt. Das Beschwerderecht besteht unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs.

Sofern die Verarbeitung von Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung erfolgt, sind Sie nach Art. 7 DSGVO berechtigt, die Einwilligung in die Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit zu widerrufen. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Nicht davon betroffen sind Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind. Bitte beachten Sie zudem, dass wir bestimmte Daten für die Erfüllung gesetzlicher Vorgaben ggf. für einen bestimmten Zeitraum aufbewahren müssen (s. Ziffer 8 dieser Datenschutzinformation).

Widerspruchsrecht

Soweit die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zur Wahrung berechtigter Interessen erfolgt, haben Sie gemäß Art. 21 DSGVO das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung dieser Daten einzulegen. Wir verarbeiten diese personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen. Diese müssen Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung muss der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dienen.

Zur Wahrung Ihrer Rechte können Sie sich unter den in Ziffer 1 angegebenen Kontaktdaten an uns wenden.

10. Erforderlichkeit der Bereitstellung personenbezogener Daten

Die Bereitstellung personenbezogener Daten zur ordnungsgemäßen Durchführung eines Beschäftigungsverhältnisses (z. B. Arbeitsvertrag) erfolgt freiwillig. Wir können ein wirksames Beschäftigungsverhältnis mit Ihnen jedoch nur schließen oder durchführen, sofern Sie bei Abschluss des Beschäftigungsverhältnisses solche personenbezogenen Daten angeben, die für die Aufnahme und Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind.

11. Automatisierte Entscheidungsfindung

Die Entscheidung über Ihr Beschäftigungsverhältnis beruht nicht ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung. Somit findet keine automatisierte Entscheidung im Einzelfall im Sinne des Art. 22 DSGVO statt.